Management Assistant Kom ook impact maken

Samen met een geweldig team

Management Assistant

Zeist

Wil jij samen met bevlogen collega’s werken aan het creëren van een wereld waarin mens en natuur floreren door het activeren van miljoenen mensen? En meebouwen aan de meest inspirerende en impactvolle natuurorganisatie van Nederland? Dat is wat je doet als je werkt bij het Wereld Natuur Fonds (WWF NL). 

De organisatie bestaat uit de afdelingen: Conservation, Engagement, Organization & Talent Development en Finance & Operations. Het team Management Assistants maakt deel uit van de afdeling Organization & Talent Development en speelt een ondersteunende rol richting het Management Team en de Raad van Toezicht. Het huidige team bestaat uit 4 management assistants.

Ter versterking van dit team zoeken wij een 

Management Assistant (32 uur per week)

Taken en verantwoordelijkheden

Onze Management Assistants zijn de spin in het Wereld Natuur Fonds web. Zij ondersteunen het Management Team (dat uit 5 leden bestaat momenteel) met een soepele aansturing van de organisatie. Dit maakt de werkzaamheden in deze functie zeer uiteenlopend, zo zorg je voor een gastvrije ontvangst en soepel verloop van strategische (inter)nationale bijeenkomsten zoals met de Raad van Toezicht, de OR en met het internationale netwerk. Tegelijkertijd ondersteun je ook het strategie ontwikkelproces van het management team. Je vormt samen met je collega personal assistants de ogen en oren van de organisatie. Jullie staan op servicegerichte en professionele wijze klaar met raad en daad. Samen vormen jullie een hecht team dat elkaar aanvult.

Je dagelijkse werkzaamheden zullen bestaan uit:

  • Algemene ondersteuning op organisatorisch gebied: bijvoorbeeld afdelingsdagen, externe vergaderingen, bezoekende groepen, internationale bijeenkomsten, Raad van Toezicht en OR vergaderingen ed. in nauwe samenwerking met het hospitality team.
  • Opstellen en verzorgen van correspondentie, overzichten en presentaties om hiermee bovenstaande bijeenkomsten voor te bereiden en goed te laten verlopen. Dit in nauwe samenwerking met de secretaris van de Raad van Toezicht en de Directeur van het Wereld Natuur Fonds.
  • Incidenteel notuleren van interne en externe vergaderingen en de actiepunten hieruit opvolgen.
  • Het verzamelen van informatie op verzoek van het Management Team en de Raad van Toezicht.
  • Assisteren bij het organiseren van reizen: visa, relevante papieren, hotelboekingen, vluchten, uitrusting, inentingen.
  • Ondersteuning van de werkwijze van het Management Team door een goede inrichting te verzorgen van met name MS Teams en Sharepoint.
  • Ondersteunen bij de afhandeling van de financiële administratie voor Management Team leden: declaraties, facturen en budgetbeheer. Evenals de administratie van het INNO fonds.
  • Het opzetten en onderhouden van een goed relatiemanagement systeem voor het Management Team.
  • Agendabeheer van een of meerdere Management Team leden. Regelen en optimaliseren van afspraken.

 Wat vragen wij

  • Een administratieve opleiding op ten minste hbo niveau
  • Ten minste 2 jaar ervaring in een ondersteunende en dynamische rol als directie assistent, management assistant of corporate secretary
  • Je beschikt over een servicegerichte en flexibele mind-set, je bent een echte regelneef. Je geniet ervan om achter de schermen te werken, te regelen, te organiseren en te helpen waar nodig zodat alles op rolletjes loopt
  • Je bent representatief en gastvrij, je houdt ervan om het Wereld Natuur Fonds te vertegenwoordigen en gasten te verwelkomen
  • Je bent internationaal georiënteerd en geïnteresseerd, je beschikt over culturele sensitiviteit
  • De voertaal bij het Wereld Natuur Fonds is Engels, een uitstekende beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk, is daarom vereist
  • Je communiceert uitstekend in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk
  • Uitstekende beheersing van alle Microsoft-applicaties, met name MS teams, MS outlook en MS powerpoint 

Kernwaarden

Je herkent je in de kernwaarden van WWF NL:

  • Moed
  • Integriteit
  • Respect
  • Samenwerken

Wie zijn wij

Wij ‘Panda’s’ werken elke dag keihard om de natuur wereldwijd te beschermen. Dat doen we op allerlei manieren. Bijvoorbeeld met 'klassieke' natuurbescherming: diersoorten beschermen en samen met lokale gemeenschappen beschermingsgebieden instellen. We richten ons daarnaast ook op duurzame gedragsverandering, want iedereen moet (en kán) een bijdrage leveren. Onze bevlogen en deskundige collega’s hebben een grote ambitie: miljoenen mensen in beweging te krijgen om duurzame keuzes te maken: iedere dag weer. Dat doen we op een positieve manier: vanuit urgentie, maar vooral ook vanuit hoop. Help je ook mee?

Wat bieden wij

Het Wereld Natuur Fonds is een professionele en dynamische organisatie met een informele sfeer. We bieden een marktconform salaris en we stimuleren het gebruik van openbaar vervoer en fiets voor woon/werkverkeer. We werken tenminste 1 dag per week samen op kantoor in Zeist, op de overige dagen kun je vanuit huis werken. Deze functie betreft een jaarcontract met mogelijkheid tot verlenging.

Informatie en procedure

Voor de werving en selectie voor deze vacature werken we samen met Georgia Buitelaar van Espaz. Voor vragen bereikbaar op telefoonnummer 088 – 999 8 999 of via het volgende email adres gbuitelaar@espaz.nl

Ben je geïnteresseerd in deze functie en herken je jezelf in bovenstaand profiel? Dan nodigen we je uit om te reageren door je CV en motivatiebrief te sturen naar Georgia Buitelaar via het email adres gbuitelaar@espaz.nl

We waarderen verschillende achtergronden en culturen in onze organisatie en zien dit graag weerspiegeld in de samenstelling van het team. Kandidaten met achtergronden die ondervertegenwoordigd zijn worden daarom extra uitgenodigd om te reageren.

Wij vinden de veiligheid en bescherming van onze collega’s belangrijk. We vragen je daarom om een integriteitsverklaring in te vullen en vragen om referenties. Een Verklaring Omtrent Gedrag is voor alle functies vereist.

portret Carolien Bijen
Carolien Bijen
Chief People Officer

Solliciteer Direct

Er is geen adres gevonden met opgegeven postcode en huisnummer. Controleer of dit juist is ingevuld.